Att arrangera en Opelträff

Det är vi medlemmar som ska göra att det blir en bra träff, en rolig täff och framför allt en träff som det pratas om. Vi ska synas och höras. Vi ska visa våra fina Oplar.

Det kan låta stort och läskigt att vara den som tar tag i att ordna en stor träff på sin ort, eller en ort i närheten. Men det behöver det inte vara. Tillsammans är vi starka och ibland är det enkla gott nog. Det du behöver göra är att bo på eller nära en ort som du vill visa upp för övriga Opelfantaster i klubben. Vad har din ort/kommun som kan vara intressant att visa? Kanske en jättefin camping, något museum, fina vägar, ja i princip vad som helst som kan locka dit så många Opelägare som möjligt. Det behöver inte vara jätteavancerat.

Nästa steg är att ta kontakt med några personer som kan vara med och göra en träff möjlig. Det är en del arbete men med flera som hjälper till blir arbetsbördan mindre och lättare. Klart vi hjälper varandra!

Sen utser man en ansvarsperson för varje moment. Låter kanske svårt och skrämmande, men att ha hand om att dirigera bilar på utställningen eller förboka en camping tar inte mycket tid egentligen. Allt blir mycket lättare att hantera om alla har varsin lilla uppgift att fokusera på.

Att göra

Så det som behövs göras är:

  • Bestämma ort.
  • Se över campingmöjligheter, med både plats för husvagn/tält eller hyra av rum/stugor. 
    Du förbokar gärna en del av campingen för träffen, om det är möjligt, för att deltagarna ska kunna bo samlat. Deltagarna ansvarar sen själva för bokningen av sitt boende i det förboka området. Utse gärna ett sista datum för bokningen. Det går också att anordna en egen tillfällig camping på lämpligt område, kanske på en större gräsplan eller vid en bygdegård som finns tillgänglig.
  • Hitta en lämplig plats för bilutställningen och middagen.
  • Hitta gärna en lämplig plats för tvätt av bilen, om så är möjligt.
  • Prata med någon som kan leverera mat till ca 200 personer. Ta gärna in offert från flera. Går utmärkt at fixa mat själv om man vill det. (Beräkna för fler eller färre personer)
  • Eventuellt ett ”rally” på någon fin väg med stopp på någon sevärdhet (inget måste).
    Även här kan man tänka på att inte ordna ett alltför långt rally, tänk på att många reser lång väg till träffen och kanske vila en dag innan man sätter sig i bilen igen. En lämplig längd på rally är 6-9 mil, men det är ju också beroende på hur många stopp som planerats efter vägen.
  • Sen är det ju roligt med priser också, t.ex. en pokal eller liknande till vinnarna i de olika klasserna i bilutställningen. Eventuellt även ett prisbord för andra- och tredjepristagarna. Då ger man sig ut till butiker, företag o.s.v. och berättar att det kommer massa Opelfolk till bygden och frågar om dom vill vara med och sponsra på något sätt. Alla bäckar små…
  • Sen ska det göras en inbjudan med all information om träffen som publiceras i Opelbladet. Snegla gärna på tidigare inbjudningar och få inspiration. En annonsering på orten kan också vara ett sätt att visa att vi finns och kanske även generera nya medlemmar.
  • Man kan boka ett band som spelar musik en kväll, eller någon annan underhållning. Det finns massor av saker man kan göra, bara fantasin sätter gränser. Kom gärna med nya förslag och idéer!

Detta görs ju inte på en månad utan du har 1 eller 2 år på dig! Du bestämmer själv vilket år du vill anordna träffen och meddelar styrelsen detta. Gärna på årsmötet i samband med Stora Opelträffen.

Planera gärna träffen mer detaljerat hösten innan träffen ska vara så alla vet vad som ska fixas på halvåret innan träffen går av stapeln. Tänk gärna på att inte ha ett schema med för mycket aktiviteter, många vill gärna umgås, prata och göra nya bekantskaper. Tid till det uppskattas av många. Finns möjlighet så kan man lägga in en ”fridag” på träffen för egna utflykter, shopping, m.m.

Budget

För den årliga Stora Opelträffen utgår ett bidrag från klubben med ett maxbelopp på 15,000 kr. En budget måste upprättas, vilken ska godkännas av ordförande samt kassör. Det finns möjlighet att efter träffen få ett förlustbidrag för att täcka oförutsedda kostnader under förutsättning att budgeten varit godkänd.

Det finns ett träffkonto där man utser en i teamet som ansvarar för detta. Där sätter medlemmar som ska deltaga på träffen in träffavgiften. Kontot används sedan för att betala det som hör träffen till. Kvitton för träffkostnader ska skickas till kassören i Svenska Opelklubben när det är betalt från träffkontot eller man tagit ut av eget kapital och vill ha ersättning för detta.

Utöver träffbidraget tillhandahåller klubben diverse material såsom träffnummerskyltar för bilar, banderoller, funktionärsvästar, diplom, deltagararmband, m.m. Sen finns alltid klubbens träffsamordnare att tillgå för vägledning.

Man bör som träffteam fixa en mejladress där träffdeltagare kan anmäla sig och ställa frågor.

Klassindelningen gör varje arrangör själv på bästa rättvisa sätt, men med klubbens officiella klassindelningslista som utgångspunkt. Ändringar på klassindelningen kan ske efter en dialog med klubbens träffsamordnare. Lämpligen nära träffen när man börjar få en överblick över anmälda fordon.

Ett träffreportage för Opelbladet och hemsidan är brukligt att skriva så att även de som inte kunnat närvara får se hur trevlig träffen var. Kan vara bra att redan innan träffen utse någon som tar sig tid att fotografera under träffen, annars är det lätt att glömma bort att ta några bilder.

Vill eller kan man inte anordna den Stora Opelträffen kan man istället göra en liten dagsträff på våren/hösten. Ju fler desto trevligare! Sen lägger vi ut alla fina bilder på hemsidan och i Opelbladet!

För mindre träffar bidrar klubben med 150 kr/person, dock max 5,000 kr/träff.

Har ni frågor kontakta gärna någon i Styrelsen eller klubbens träffsamordnare.

Opelhälsningar
Styrelsen

Bli medlem i Svenska Opelklubben idag